3.5. Adhésion

Les adhésions ne sont possibles que si des paramètres fondamentaux ont été fournis. Ils sont les suivants :

  • paramètres généraux des adhésions
  • les gestionnaires
  • les domaines d’activité
  • les fonctions de membre
  • les attributs
  • la part sociale
  • les catégories d’adhérent
  • les types d’adhérent
  • les rubriques d’adhésion
  • les conditions d’adhésion par categorie
  • les conditions d’adhésion par type
  • les conditions d’adhésion par sexe/age.

3.5.1. Paramètres généraux des adhésions

Les paramètres d’adhésion sont les suivants

  • n° d’ordre : permet de préciser la longueur des numéros d’ordre générés par le système.
  • gestionnaire obligatoire : si oui, le système exige que le nouveau adhérent soit associé à son gestionnaire à l’adhésion. Oui par défaut.
  • nom du conjoint : si oui, un adhérent marié doit renseigner le nom de son conjoint. Non par défaut.
  • n° manuel : si oui, on doit attribuer un numéro manuel à l’adhésion d’un nouveau membre. Oui par défaut.
  • produit d’épargne : si oui, l’adhérent doit souscrire à un produit d’épargne à l’adhésion. Oui par défaut.
  • frais d’inscription : si oui, l’adhérent doit payer les frais d’inscription à l’adhésion. Non par défaut.
  • date inscription : si oui, on pourra modifier la date d’inscription de l’adhérent à tout moment. Oui par défaut.
  • pièce d’identité : si oui, l’adhérent doit fournir une pièce d’identité à l’adhésion. Oui par défaut.
  • unions : si oui, le système gère les unions entre les différents groupes. Non par défaut.

3.5.2. Les gestionnaires

Un gestionnaire est la personne de l’institution qui s’occupe de la gestion d’un ensemble de clients. Il doit être créé dans le système pour pouvoir produire les rapports liés à cette gestion.

Les informations à renseigner lors de la création d’un gestionnaire sont les suivantes :

  • le nom
  • le(s) prénom(s)
  • l’adresse
  • l’agence d’attache du gestionnaire
  • actif : oui si le gestionnaire est en activité.
  • épargne : oui si le gestionnaire s’occupe de l’épargne des adhérents.
  • crédit : oui si le gestionnaire s’occupe du portefeuille crédit des adhérents.
  • contentieux : oui si le gestionnaire peut traiter les dossiers en contentieux.
  • une photo du gestionnaire : elle doit être au format jpg, jpeg, gif et de taille inférieure ou égale à 5Mo.

3.5.3. Les domaines d’activité

Les domaines d’activité sont les domaines dans lequels exercent les adhérents de l’institution. Cette information est surtout utile pour les rapports. Il suffit de renseigner le libellé du domaine pour le créer.

3.5.4. Fonctions de membres

Il s’agit des fonctions que peut occuper un membre de groupe. Il est utile pour mieux connaître la structure des groupes souscrits auprès de l’institution.

3.5.5. Attributs

Les attributs sont des informations que l’institution gère sur ses clients, mais qui ne sont pas prévues par le système. Ces informations peuvent être numériques (ex: nombre d’enfants), des chaînes de caractères (ex: le nom de l’établissement primaire fréquenté), booléennes (ex: avez-vous été en prison ?) ou avoir des valeurs connues (ex: religion chrétienne, musulmane, etc). Pour permettre au système de les gérer, il faut les créer en fournissant les informations suivantes :

  • le libellé : le nom de l’information gérée.
  • obligatoire : oui si cette information est obligatoire à l’adhésion.
  • le type : des valeurs prédéfinies, des booléens, des nombres ou des textes.
  • les catégories de clients : auprès desquelles recueillir l’information.

Si l’information à recueillir peut avoir des valeurs connues, le système permet de les définir avant d’effectuer des contrôles. Pour cela, veuillez cliquer sur le lien Valeurs de l’attribut dans la liste des attributs après l’avoir défini.

3.5.6. Part sociale

La part sociale est requise auprès des adhérents par certaines institutions (mutuelle, coopérative). Elle est le titre de propriété portant sur le capital de l’entreprise composée de plusieurs associés. Elle a une valeur unique à une date donnée. Le système permet de renseigner cette valeur pour sa prise en compte lors des adhésions, du paiement des frais d’inscription ou dans toute autre opération la demandant.

3.5.7. Catégorie d’adhérent

Les catégories d’adhérents permettent aux structures de regrouper leurs membres. Le système prévoit quatre (4) catégories par défaut :

  • individu : pour les personnes physiques membres de l’institution
  • groupe : pour les groupes de personnes physiques membres de l’institution
  • imf : pour les imf membres de l’institution
  • entreprise : pour les entreprises membres de l’institution

Si ces catégories ne correspondent pas à la politique de l’institution, on peut utiliser les types d’adhérents pour contourner cette limitation.

3.5.8. Type d’adhérent

Les types d’adhérents sont semblables aux catégories d’adhérents. Mais plus que les catégories, les types d’adhérents permettent de faire des regroupements de membres par catégorie d’adhérent. La création d’un type d’adhérent exige qu’on spécifie la catégorie auquelle il est lié.

3.5.9. Rubrique d’adhésion

Une rubrique d’adhésion est une valeur requise du membre à l’adhésion. Il s’agit généralement des frais ou droits d’adhésion, des frais d’ouverture de compte, du dépôt minimum, etc. Pour chaque rubrique d’adhésion créée, il faut spécifier :

  • le type d’opération : il peut s’agir du frais d’ouverture, du droit d’adhésion, de la part sociale, du frais d’ouverture de compte, du dépôt sur compte, ou de l’achat de part sociale.
  • le taux TVA : la TVA à appliquer à la valeur de cette rubrique.

3.5.10. Conditions d’adhésion par catégorie

Il s’agit de définir ici les valeurs minimales, maximales de chaque rubrique d’adhésion pour une catégorie d’adhérent. Pour chacune de ces rubriques, on précise les valeurs requises à l’adhésion.

3.5.11. Conditions d’adhésion par type

Il s’agit de définir ici les valeurs minimales, maximales de chaque rubrique d’adhésion pour un type d’adhérent. Pour chacune de ces rubriques, on précise les valeurs requises à l’adhésion.

3.5.12. Conditions d’adhésion par sexe/âge

Il s’agit de définir ici les valeurs des rubriques pour les personnes physiques membres de l’institution en se basant sur leur âge et leur sexe. Les informations nécessaires pour la création d’une condition du genre sont les suivantes :

  • la devise,
  • la rubrique d’adhésion,
  • l’âge minimum,
  • l’âge maximum,
  • le montant à appliquer aux femmes,
  • le montant à appliquer aux hommes.