3.11. Comptabilité¶

Les paramètres nécessaires pour le bon fonctionnement de la comptabilité sont les suivants :

nombre de jours par an
nombre de semaine dans l’année
nombre de période
la longueur des numéros de pièces comptable
s’il faut prélever la commission sur les opérations des comptes d’épargne
si l’exercice comptable doit être sur 18 mois
le format.

D’autres paramètres sont nécessaires.

3.11.1. Agence¶

On définit pour chaque agence,

le nombre de jours avant la clôture définitive de l’exercice en fin décembre
le format
le nombre de jours avant la clôture définitive pour les autres périodes de l’année.

3.11.2. Banque¶

L’institution peut travailler avec des banques. Ces banques sont enregistrées dans le système en fournissant pour chacune d’elles le nom, le sigle.

3.11.3. Plan comptable¶

Le paramétrage du plan comptable est fondamental pour le fonctionnement du système. Un mauvais paramétrage entraîne des dysfonctionnements ou des erreurs difficiles à déceler et à corriger. Ce paramétrage se fait selon la zone comptable de l’institution.

Le paramétrage du plan comptable suppose la définition des comptes généraux utilisés pour les comptes et les opérations. La création d’un compte général nécessite :

le compte général
le libellé du compte général
le sens du compte : débit, crédit, mixte
la nature du compte général : actif, passif, charge, produit, hors bilan
la catégorie du compte :
- compte banque : le compte sera utilisé pour les banques
- compte caisse : le compte sera utilisé pour les caisses
- compte DAV : le compte sera utilisé pour les comptes d’adhérents
- compte caution : le compte sera utilisé pour les comptes de cautions des crédits
- compte DAT : le compte est prévu pour les dépôts à terme
- compte liaison : le compte est utilisé pour les opérations de liaison entre les différents points service de l’institution
- compte tontine : le compte est prévu pour les opérations tontine
- compte PEP : compte pour les plans épargne
- compte résultat : compte pour les résultats des activités
si le compte est utilisable ou non : on pourra créer des comptes à partir de celui-ci ou non
s’il faut empêcher la saisie des écritures comptables sur ce compte ou non.

Si un compte général comporte des fils, il est conseillé de ne pas le rendre utilisable. Seuls ses fils le seront car on peut directement créer à partir d’eux des comptes de gestions ou clients.

3.11.4. Motif de clôture de compte¶

Un compte peut être clôturé à tout moment pour diverses raisons. Ces raisons éventuelles sont définies ici pour l’édition des rapports et d’autres traitement.

Si le motif de clôture est appliqué aux comptes de gestion, cochez Oui sur la page avant d’enregistrer la saisie.

3.11.5. Journal¶

Un journal permet de retracer des événements. Dans notre cas, il permet de connaître les opérations faites.

Il est conseillé de créer des journaux différents pour chaque catégorie d’opérations afin de faciliter le suivi et les vérifications.

La création d’un journal exige un code et le nom du journal.

3.11.6. Types d’opérations¶

La création d’un type d’opération nécessite les informations suivantes :

le libellé du type de l’opération
la nature de l’opération qui peut être
- une opération administrative
- une entrée de fonds
- une sortie de fonds
- les commissions et frais de crédit
- les écritures comptables
- une inscription
le régistre : il n’est pas en saisie. Il est attribué automatiquement par le système.
le journal dans lequel les opérations seront inscrites

3.11.7. Schéma comptable¶

Le schéma comptable permet de paramétrer comment des opérations effectuées seront comptabilisées.

Les schémas comptables sont regroupés afin de faciliter leurs recherches. On distingue donc les schémas comptables

liés aux rubriques d’adhésion :

Quand on clique sur le bouton Next, le système propose la liste des rubriques à paramétrer pour l’adhésion. Si la liste ne s’affiche pas, veuillez cliquer sur Rechercher. On sélectionne une rubrique et on clique de nouveau sur Next. La dernière page demande le compte à utiliser pour cette opération. On sélectionne le compte prévu et on finit la saisie par un clic du bouton Finish.

des opérations de caisse administrative

La création d’un schéma comptable pour les opérations de caisse administrative suit les mêmes règles que celle des rubriques d’adhésion.

des commissions

La création d’un schéma comptable pour les commissions obéit aux mêmes règles que celle des rubriques d’adhésion.

des autres opérations de charges
des autres opérations de produits
standards

Les schémas comptables standards se créent de la même façon que les précédents. Toutefois, les dernières modifications exigent des précisions. Pour en ajouter, il faut fournir les informations suivantes :

choisir entre un compte ou une variable. En choisissant Compte, vous avez la possibilité de sélectionner un compte. Le choix de Variable vous permet de choisir une variable dans la liste prévue.

le sens dans lequel le compte ou la variable sera utilisé (débit ou crédit)

la variable montant qui spécifie le montant à prendre pour l’opération.

Si plusieurs comptes ou variables doivent être saisis, vous les faites en cliquant sur Ajouter. Une liste s’affiche avec les comptes et variables paramétrés. On peut en supprimer ou en modifier. Une fois que tout aura été défini, on valide le paramétrage du schéma comptable.

Il est possible de dupliquer un schéma comptable. Pour cela, vous devez sélectionner Dupliquer un schéma et suivre les étapes précédentes. Il vous sera demandé de sélectionner le schéma à dupliquer pour terminer le processus.

Un schéma comptable peut s’imprimer en cliquant sur l’option Imprimer et sur Finish après l’avoir choisi dans la liste proposée par le bouton Next.

3.11.8. Attribut durée¶

Les attributs durée permettent de catégoriser les crédits octroyés par leur durée. On définit un attribut durée en fournissant les informations suivantes:

le nom de l’attribut durée
la durée minimum en nombre de mois
la durée maximum en nombre de mois

3.11.9. Financement¶

Une institution peut obtenir des financements pour son exercice auprès d’organismes, d’associations ou de tout autre structure. Pour matérialiser ce gain de financement dans le système, il faut renseigner ces informations :

la devise de la valeur reçue
le code du financement
le type de financement obtenu
le nom de l’institution coopérante
le montant obtenu
une brève description du financement
la durée du financement
la date d’accord du financement
la date d’entrée en vigueur
la date de clôture du financement

3.11.10. Type tiers¶

On peut regrouper les clients de l’institution par le type de relation qu’ils entretiennent avec elle. On peut donc créer autant de tiers que l’on veut.

Les catégories de tiers prévues sont les suivantes :

Client
Fournisseur
Personnel
Etat
Autre

3.11.11. Comptes par agence¶

Les opérations effectuées par une agence de l’institution sont logées sur des comptes précis en vue de faciliter leur vérifications. Le lien Comptes par agence permet de paramétrer les comptes à utiliser dans chaque devise pour les opérations.

Ces comptes sont les suivants :

le compte pour l’encaissement des chèques
le compte pour les chèques tiers en hors-bilan
le compte pour l’encaissement des chèques tiers en hors-bilan
le compte de report
le compte de résultat
le compte pour les écarts excédentaires
le compte pour la part sociale
le compte pour la TVA collectée
le compte pour les impôts immobiliers
le compte pour la contre-partie en multi-devise
le compte de liaison inter-agence
le compte pour les commissions de vente de devise
le compte pour les commissions d’achat de devise
le compte pour le prélèvement des dividendes
le compte pour l’écart de caisse déficitaire
le compte pour les frais de retour de chèques impayés
le compte pour la TVA récupérable
le compte pour le versement des collectes des gestionnaires

3.11.12. Compte de liaison¶

Pour les institutions disposant de plusieurs agences, il convient de paramétrer les comptes à utiliser pour les écritures de combinaison. Ces comptes doivent être définis pour permettre les opérations inter-agence.

La page n’affiche des éléments à paramétrer que si l’institution a plusieurs agences.

3.11.13. Taux TVA¶

Le système intègre les taux TVA à prélever sur certaines opérations. Pour les adapter au contexte de l’institution, il faudrait modifier leurs valeurs. En cliquant sur le lien Modifier de chaque taux, on a la possibilité de le modifier selon le montant voulu.

3.11.14. Taux de conversion¶

Il s’agit des taux de conversion à appliquer aux achats et aux ventes de devise pour les institutions qui font de telles opérations. La page n’affiche des éléments que si l’institution gère plus d’une devise.

Pour chaque jour, il est possible de définir les valeurs à appliquer aux achats, aux ventes des devises.